余萍 上海电机学院图书馆、档案馆馆员
3月22日下午15:00，一封发往千里之外的快件终于从学校启航了。快件袋里装载的不过是一张薄薄的纸片，但它却是图书馆、档案馆、材料学院的多位老师和同学持续接力，共同努力的结果。
当天一大早，我接到一名2005年毕业的校友打来的求助电话，因升学需求，急需调取其在校学习的档案成绩单。但当前学校正处于准封闭管理状态，进入校园需要严格的健康证明手续和足够的健康观察时间，同时包括我在内，此时档案馆的所有老师均因疫情原因被封控在小区内不能外出，根本无法赶到学校办理档案业务。
虽然疫情形势严峻，但校友的正当要求必须满足，事关升学的急切需求必须保障。特殊需求就是重大责任，我立即将这一情况汇报给了图书馆、档案馆领导，馆领导接到报告后，第一时间从在校的图书馆防疫工作专班中抽调了谢丹玫老师赶赴档案馆支援。
但毕竟术业有专攻，谢丹玫老师到达档案馆后，遇到的第一个棘手问题便是对档案管理系统的不熟悉。不经过系统检索，想要从浩如烟海的档案库房里找出一张薄薄的17年前的成绩单几乎是不可能的。对此，我和谢老师立即接通了视频电话，就信息检索问题进行讲解沟通。
谢老师很快打开检索系统并掌握了检索方法，但第二个问题又出现了!在输入校友姓名进行检索时，系统里一下子跳出了多个同名同姓的检索信息，这时我们发现该校友并没有提供具体的班级信息，再次联系上他时，他表示自己也记不清当初在校时的班级编号了。
我们并没有气馁，就入学及毕业的具体年份，专业、班级和辅导员的姓名，以及学制和学校的位置等具体信息与该位校友进行了仔细交流，虽然没能获得全部信息，但校友提供的入学年份、专业等有限信息毕竟给了我们有益的查找线索，接下来就是凭着这些线索一头扎进档案库房逐一翻查的工作了。
第三个问题出现了！检索信息虽然有所缩小，但工作量仍然巨大，谢丹玫老师又对档案库房的排架规则不熟悉，仅靠她去慢慢查找，势必耗费大量的时间和精力，既影响档案的查找速度，又影响图书馆专班的正常工作。此时，我想到了平时在档案馆勤工俭学的材料学院德泰材科1911班刘珂和梁博两位同学，在勤工俭学中他们既肯动脑又肯动手，曾经协助档案馆几位老师开展过不少档案的整理和上架工作，对档案库房有着一定的熟悉度，如果得到他们的支援，查找速度势必会大大加快。
刘珂和梁博同学接到我的电话后，没有丝毫犹豫，立即赶到档案馆并一头扎进库房，协助谢丹玫老师认真进行档案查找工作。从一间库房到另一间库房，从一排档案架到另一排档案架，从一个文件夹到另一个文件夹，多个班级的档案成绩单被摘取出来，再与档案系统中的全部检索信息逐一比对排查，终于锁定了目标档案。
原尺寸复印、加盖档案馆印章、制作扫描件进行邮件发送、联系快递公司进行书面稿投递，接下来的工作不再复杂，但依然需要细致的作风和认真的态度。当邮件发出、快递寄出之后，谢丹玫老师、刘珂和梁博同学、我，终于都松了一口气。
档案馆在经年累月的服务工作中，始终对涉及师生校友切身利益的需求做到及时响应，迅速处置。无论是升学、求职还是政审，需要调取相关档案证明材料时，档案馆都义不容辞地“按需供给”“量身定做”，切实做好服务。
这次查档经历虽然只是校园准封闭管理下的一件小插曲，但薄薄一张成绩单，寄托校友大期盼！校园准封闭管理以来，档案馆已累计收到咨询及办理档案去向61人次；考研复试、出国留学需要成绩单盖章寄送44人次；调档咨询23人次；无入学登记表证明173人次，等等。负责滞留学校五年以上毕业生档案的宋红霞老师每天被各类咨询电话打到手机发烫，最后只能一边充电一边回复来自毕业生本人、家属、学校老师的咨询，然后远程指导图书馆防疫工作专班的老师帮助办理线下业务。通过图书馆和档案馆各位老师的通力合作，积极满足了相关查档调档要求，圆满完成了相关工作任务。
我们深知：“合抱之木，生于毫末；九层之台，起于累土。”校园准封闭管理状态之下保持学校各方面工作的正常运转，需要全体师生更加认真地从小事做起；服务包括校友在内的全体电机人，需要我们更加敬业地从本职岗位做起。只要我们上下一心，必能众手擒“疫”，早日迎来校园重聚。
